#reingehört Special

HOW TO BE FUTUREPROOF

Folge 2

Johanna: Wenn Technologien einmal den Durchbruch geschafft haben, geht deren Weiterentwicklung rasend schnell. Das haben wir in der ersten Episode unseres #reingehört Special zur Microsoft Inspire beleuchtet.

Sydney: Ja, und wir, das sind Johanna Ronsdorf und Sydney Lörch. Jetzt vor unserem größten globalen Partner-Event von Microsoft, beschäftigen wir uns damit, was es bedeutet, bereit für die Zukunft, also Future Proof zu sein. Fest steht auf jeden Fall, Digitalisierung entfaltet für Unternehmen einen großen Nutzen. Aber eine Frage haben wir in der ersten Folge ja noch nicht komplett beantworten können.

Johanna: Genau. Die Frage ist nämlich, wie innovativ sind deutsche Unternehmen denn? Wie digital arbeiten sie bereits? Wie aufgeschlossen sind sie? Und das ist gar nicht so einfach zu beantworten, weil die Unternehmenslandschaft so vielfältig ist, die Branchen so unterschiedlich und auch die Bereitschaft, Neues auszuprobieren, hängt von vielen Faktoren ab.

Sydney: Die erste Station beim Versuch, da mal eine Bestandsaufnahme zu machen, war bei uns, also Microsoft, intern. Da war ich virtuell zu Gast im Home Office von Andre Kiehne. Er ist als General Manager verantwortlich für das Geschäft mit unseren rund 30.000 Partnern in Deutschland. Er hat also wirklich den besten Überblick über den Markt. Und ich habe ihn gefragt, ob Digitalisierung wirklich ein Hype ist, oder vielleicht wirklich nur die Wahrnehmung von so Nerds wie uns.

André: Naja, ich will nicht sagen, dass wir als Technologieunternehmen in einer Blase arbeiten. Wir sind natürlich jeden Tag sehr eng an diesen Themen dran, wir beschäftigen uns damit. Aber es ist in der Tat so, dass vor allem Mittelständler im letzten Jahr extrem viel digitalisiert haben. 58 Prozent, sagt zum Beispiel der KfW-Digitalisierungsbericht, aber es ist natürlich immer die Frage, wie schnell es an verschiedenen Stellen vorangeht. Und ich glaube uns würde allen ein bisschen mehr Mut gut zu Gesicht stehen, weil ich glaube, dass wir nur durch Mut schneller vorankommen an der Ecke.

Sydney: Und Stichwort Mut, das sagt sich natürlich jetzt so leicht, einfach mal ein bisschen mutiger sein. Wie können wir das denn wirklich angehen und wie kann man vielleicht auch Sorgen, die es gibt, ein bisschen entgegenwirken?

André: Ich glaube, da haben wir eine große Verantwortung als Technologieunternehmen, eine große Verpflichtung gegenüber der Gesellschaft, eben aufzuzeigen, welche Vorteile Digitalisierung bietet und mit welchem Elan wir hier weiter vorankommen können. Wir müssen eine Aufbruchsstimmung erzeugen. Nicht nur wir als Technologieunternehmen, sondern auch unser Partnernetzwerk, sodass die Leute sagen, „Hey, da will ich dabei sein, ja. Ich bin mutig, gehe voran“, und es gibt ja auch tolle Beispiele. Beispielsweise bei mir im Ort das Fitnessstudio, das jetzt natürlich die letzten Monate geschlossen haben musste, hat komplett umgestellt auf Online-Kurse, hat sich an Firmenkunden gewandt und hat Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fit gehalten über Online-Trainings. Und solche mutigen Dinge, die manchmal auch aus der Not geboren sind, sind glaube ich ganz wichtige Dinge, über die wir sprechen sollten und damit auch anderen Leuten Mut machen müssen.

Sydney: Ich höre da so ein bisschen auch dieses Stichwort Growth-Mindset raus, was wir bei Microsoft ja immer wieder auch erzählen, dass man sich nicht verschließt vor neuen Ideen und einfach flexibel bleibt. Ich glaube, wir erzählen uns das irgendwie jeden Tag, wie sieht es denn so im Partnernetzwerk aus? Was sagen die Partner, wie auch deutsche Unternehmenskunden ticken, was hörst du da für Erfahrungen?

André: Ich hätte beinahe gesagt, da gibt es Licht und Schatten und es gibt da kein klares einheitliches Bild, das unterscheidet sich wirklich in jeder Branche, in jeder Region. Manche agieren da eher sehr verhalten, stehen Investitionen wirklich sehr kritisch gegenüber und sind weniger bereit, weil sie vielleicht auch ein bisschen Sorge vor der Zukunft haben, Entscheidungen zu treffen. Sorgen machen sich breit, „Was passiert mit meinen Geschäftsmodellen in Zukunft? Wird das alles wieder normal werden wie vorher?“, andere die sind dann eher mutiger und nehmen das Geld in die Hand, was sie zum Beispiel für Messeauftritte oder Reisen verwendet hätten und investieren eben in den Ausbau ihrer IT-Infrastruktur. Und ich habe den Eindruck, dass wirklich die Unternehmen, die sehr mutig an die Dinge rangehen, nicht zu verkopft, sondern einfach mal ausprobieren, das die diejenigen sind, die davon am meisten profitieren und die natürlich das Thema Digitalisierung am schnellsten voranbringen.

Sydney: Bedeutet das dann vielleicht auch am Ende des Tages, dass man so ein bisschen Angst auch immer mit hinnehmen muss? Ja, also, dass man, wenn man etwas erreichen will, dass das vielleicht auch einfach dazugehört?

André: Das Ausland spricht immer sehr von stark von der „German Angst“. Und ich glaube, das haben wir ein Stück weit selber geprägt, wir haben es aber auch selber in der Hand, genau dieses Bild, was man von uns hat, was ja in großen Teilen durchaus gerechtfertigt ist, wenn man sieht wie schnell, oder eben wie langsam wir in der Digitalisierung vorankommen, dass wir dieses Bild eben wieder geraderücken können. Und ich glaube, das bekommen wir durch Mut hin, das bekommen wir durch Initiative hin, indem Leute aufstehen und sagen, „Ich mache jetzt einfach mal, ich fange an mit kleinen Schritten, um einfach mal Dinge auszuprobieren“, das sollten wir wieder in Deutschland mehr fördern und dann werden wir auch schneller vorankommen.

Sydney: Da vielleicht nochmal ganz kurz bei dem Thema auch geblieben, du hast auch von Ausprobieren angesprochen. Können wir uns denn diesen Trial and Error-Ansatz in der Digitalisierung überhaupt gerade noch leisten? Oder sind wir schon so weit hintendran, dass wir eigentlich gar keine Zeit mehr haben was auszuprobieren?

André: Wir haben immer Zeit was auszuprobieren. Und ja, es stimmt, wir sind, gerade im internationalen Vergleich, recht weit hintendran. Und wir merken ja gerade auch in der deutschen Wirtschaft, dass immer mehr Wettbewerber aus dem Ausland kommen, auch in eingesessenen Branchen und uns dort letztendlich überholen. Aber wir müssen jetzt wirklich uns zusammentun, müssen aufstehen, müssen mutig sein und müssen auch eine Geschwindigkeit an den Tag legen, um nicht wirklich ins Hintertreffen zu geraten. Wir haben jetzt noch die Chance aufzuholen, wir haben jetzt noch die Chance wirklich voranzugehen, aber das Zeitfenster schließt sich irgendwann.

André: [MUSIK]

Johanna: Das sind natürlich schon ganz schön starke Worte zum Schluss. Also, das Zeitfenster schließt sich langsam.

Sydney: Ja, aber ich bin schon auch froh zu hören, dass es nicht nur unsere Bubble ist. Also da hätten wir uns glaube ich auch sehr getäuscht. Wir sind ja nicht nur Microsofties, sondern sind ja auch im echten Leben draußen unterwegs.

Johanna: Ja, total. Also, was mich aktuell sehr begeistert, ist, dass meine Zahnärztin einen zwei Tage vorher mit einer SMS an den Termin erinnert. Und als ich das letzte Mal da war, habe ich auch mal nachgefragt, ob sie das eigentlich so spüren, also ob irgendwie jetzt weniger Personen Termine absagen oder nicht erscheinen, und sie haben gesagt, dass sie da auf jeden Fall eine positive Entwicklung spüren.

Sydney: Ja, das ist ja super cool, wenn das dann wirklich auch so deutlich wird. Ich hatte letztens auch ein ziemlich gutes Chatbot-Erlebnis. Eine Nachrichten-App, die ich abonniert habe, wollte ich eigentlich kündigen und bin dann so da durch den Prozess. Aber das war wirklich so gut und rund und am Ende kam ich dann bei der Person raus, die mir dann nochmal ein passendes Angebot gemacht hat und dann konnte ich gar nicht mehr nein sagen und habe dann gesagt, „Ja ok, dann nehme ich es nochmal“. Ich war wirklich begeistert auch von dieser Kundenfreundlichkeit durch Technologie. Ja, aber ich meine, man gewinnt natürlich schon den Eindruck, dass sich wirklich an vielen Fronten was tut, nur man kann es eben immer nicht so richtig greifen, finde ich. Und ich frage mich da einfach, warum bekommt man denn das Gefühl, dass es an manchen Stellen nicht weitergeht?

Johanna: Gute Frage. Um dem weiter nachzugehen, bin ich ins Gespräch mit Vivien Iffländer gegangen. Sie forscht am Frauenhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.

Vivien: Ganz aktuell beschäftigen mich dabei zum Beispiel Fragen, wie sieht das neue New Normal aus? Wie kann eine hybride Arbeitskultur umgesetzt werden? Welche räumlichen Veränderungen braucht es auch dafür? Also quasi, wie kann wirklich ein Unternehmen den Schritt in die Zukunft gehen?

Johanna: Also, den Schritt in die Zukunft, das passt ja perfekt zu dem, was wir uns auch angucken wollen. Um weiter nach vorne zu kommen, muss man sich ja auch teilweise von Sachen loslösen. Wie ist denn so dein Eindruck? Gibt es irgendwie Stellen, wo wir jetzt auch speziell in Deutschland vielleicht noch so ein bisschen in der Vergangenheit gefangen sind?

Vivien: Ja, also ich glaube, was eine große Herausforderung für deutsche Unternehmen sein wird, ist das Thema, von der Präsenzkultur auch wirklich ein Stück weit loszulassen. Also gerade in Deutschland ist die Mentalität sehr stark davon geprägt, wer am längsten im Büro ist, der schafft auch am meisten, ist auch der oder die fleißigste, und hat damit am ehesten die nächste Beförderung verdient. Durch die Corona-Pandemie wurden wir ja jetzt auch größtenteils zur Abkehr davon bewegt, und jetzt hat es auch viele Vorteile für Unternehmen, wenn die Beschäftigten aus dem Home Office arbeiten. Man kann Raumkosten einsparen, man kann Wasser, Stromkosten, all sowas natürlich einsparen. Also, es ist ein Effizienzgewinn, der damit einhergeht. Aber ich weiß auch aus meiner Arbeit, dass das eine große Herausforderung für viele Führungskräfte ist, die eben noch sehr stark auf Präsenz führen und die sich zum großen Teil auch mit der Führung auf Distanz ein Stück weit überfordert sehen, und viele so ein bisschen Corona auch sehen als, „Naja, lasse die Beschäftigten mal machen“. Und sie stellen zwar fest, dass die Arbeitsergebnisse die gleichen sind, aber wirklich langfristig Führungsroutinen zu erlernen und neu zu etablieren, die ein Führen auf Distanz langfristig erfolgreich machen, ich glaube das wird noch so eine große Herausforderung sein. Und da bin ich besonders gespannt, ob das langfristig klappt. Das sollte auf jeden Fall ein Ziel sein.

Johanna: So vor Corona hatte ich das Gefühl, dass schon so die meisten dachten, es geht nicht, also ihr Job geht nicht aus dem Home Office. Und wir haben dann ja doch bei vielen Jobs gesehen, ah, es geht, und Veränderungen sind in der Regel ja auch gut und bringen die Gesellschaft auch weiter. Die Frage ist ja finde ich nur, wie kann man denn auf solche Veränderungen auch proaktiv einwirken und sie mitgestalten und nicht so reaktiv, wenn es dann schon so weit ist?

Vivien: Also ich glaube, dass da Zukunftsszenarien ein sehr gutes Instrument sein können. Wir hatten das auch beim Projekt Corporate Culture Lab so gemacht, dass wir drei unterschiedliche Zukunftsszenarien entwickelt hatten, zugespitzt auf einen Zeithorizont für die nächsten 15 Jahre, und mal überlegt haben, wissenschaftlich fundiert natürlich entwickelt, wie die Zukunft in unterschiedlichen Aspekten für eine bestimmte Branche, für ein bestimmtes Unternehmen, für eine bestimmte Region, aussehen kann und was das dann eben auch für die strategische Weiterentwicklung bedeutet. Dabei muss natürlich auch klar sein, dass keine von diesen Zukünften so, wie sie als Szenario gestaltet wird, eins zu eins passieren wird. Es wird irgendwie ein Mittelweg sein. Aber dadurch, dass man sich damit mal auseinandersetzt, hat man auch die Möglichkeit, eben frühzeitig seine Strategien anzupassen und eben proaktiv eine Unternehmensentwicklung zu betreiben und nicht so reaktiv quasi abzuwarten, was passiert und sich davon auch ein Stück weit überrollen zu lassen.

Johanna: Du forschst ja schon echt seit einigen Jahren in diesem Feld. Gibt es denn eine Entwicklung oder ein Ergebnis deiner Forschung, das dich vollkommen überrascht hat?

Viven: Tatsächlich hat mich überrascht, dass es eine Pandemie brauchte, um die Vorzüge der Digitalisierung und von Home Office endlich in so weitem Maße zu nutzen für Unternehmen. Ich beschäftige mich schon lange mit dem Thema und auch mit der Entwicklung digitaler Unternehmenskulturen. Also natürlich spielt das schon lange eine Rolle und viele Unternehmen, oder einige sind weiter gewesen, und andere waren weniger weit, haben das noch weniger zugelassen. Du hast es auch selber schon gesagt, dass viele so gesagt haben, „Ja, meine Arbeit kann man nicht aus dem Home Office machen“, und es gab doch immer viele Vorbehalte gegen wirklich digitales Zusammenarbeiten, abseits des Büros. Und ich hätte nie gedacht, dass es dafür eine Pandemie braucht, um diesen Weg endlich so stark zu beschleunigen, um wirklich auch die Welt ein Stück weit näher zusammenzurücken und das zu schaffen, dass Menschen zeit- und ortsunabhängig von überall so gut miteinander zusammenarbeiten können.

Viven: [MUSIK]

Sydney: Ich meine, davon hatten wir es ja auch schon, also dass die Pandemie ein Beschleuniger der Digitalisierung war. Andre Kiehne hat ja vorhin auch schon von der German Angst gesprochen. Tatsächlich ist es aber auch oft Unwissenheit, die viele Unternehmen zurückhält, innovativer, oder eben digitaler zu werden. Und ich habe da auch eine These. Ich glaube die Tech-Branche kommuniziert nicht immer richtig. Also, ein Beispiel. Ich erinnere mich daran, dass man sich am Anfang bei den internetfähigen Handys immer noch gefragt hat, warum brauche ich das denn eigentlich? Und dann wurde ja immer mit Datenraten um sich geschmissen, welche Mobilfunkstandards erfüllt werden, und so weiter. Und tatsächlich ging es aber ja gar nicht um die Technologie, sondern eher darum, was man damit machen kann. Also, du kannst Bilder und Videos verschicken, du kannst die aktuellen Nachrichten lesen, du weißt, wie das Wetter wird, und irgendwann natürlich auch, du kannst deine Lieblingsserie auch unterwegs schauen oder einen Podcast hören, so wie jetzt halt diesen hier.

Johanna: Ja zum Glück, ich liebe Podcasts. Und ich finde, es zeigt sich, es geht immer um den Nutzen. Ich habe in unserem Partnernetzwerk nach einem guten Beispiel dafür gesucht und auch gefunden. Kurz vorneweg, was gibt es in jedem Unternehmen? Unterlagen, Dokumente, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge. Und da hat unser Microsoft Partner DocuWare eine Lösung, deren Nutzen sich, zumindest aus meiner Sicht, sofort erschließt, und zwar auch allen, die mit Digitalisierung nicht so viel am Hut haben. Ich habe mich, virtuell natürlich, mit Max Ertl getroffen. Er ist President bei der DocuWare Group.

Max: Gearbeitet wird heute ja überall im Büro, im Home Office, und auch unterwegs. Und mit DocuWare digitalisieren unsere Kunden alle erforderlichen Informationen, und sichern den Informationsfluss zwischen den Entscheidern. Der Zugriff mit Laptop, Smartphone, oder Tablet, ist von überall und zu jeder Zeit möglich. Und das ist heute der Standard für alle Prozesse im Unternehmen.

Johanna: Also eine Lösung für die mobile Welt von heute. Zugriff von überall auf Millionen von digitalen Dokumenten, die sonst in Aktenordnern, in großen Schränken oder Archivräumen lagern. Und Max hat auch noch erwähnt, dass da Volltextsuche möglich ist, dass digitale Signaturen unterstützt werden und das Ganze auch revisionssicher ist. Jetzt gibt es ja aber Kunden, die sehr zurückhaltend sind, wenn es um Cloud-Lösungen geht. Und meine Vermutung war deshalb, dass DocuWare es vielleicht ein bisschen leichter hat, seine Lösung zu vermarkten, weil es Dokumente in jedem Unternehmen gibt und der Nutzen so auf der Hand liegt. Und spannend fand ich auch, dass DocuWare eben ganz bewusst auf jahrzehntelang gewachsene Mechaniken setzt, nur eben nicht physisch, sondern digital.

Max: Viele Kunden können sich erst gar nicht vorstellen, wie das alles so ohne Papier, Umlaufmappe und Stempel funktioniert. Da wir das wissen, haben wir DocuWare so programmiert, dass der Kunde genau diese Begriffe und Funktionen so auch eins zu eins in DocuWare wiederfindet. Also, wenn wir DocuWare vorstellen, dann sagen wir, „Schau, hier ist dein Plastikkörbchen, wo du die Dokumente hast, hier ist dein Hefter und dein Enthefter, und hier ist dein Stempel“, und damit ist die Einarbeitung natürlich sehr einfach und die Kunden können sofort produktiv mit DocuWare arbeiten. Und was für mich immer wieder schön ist, dass schon nach kurzer Zeit staunen die Kunden selbst über sich und sagen, sie könnten sich gar nicht mehr vorstellen, ohne DocuWare zu arbeiten. Das ist immer die schönste Bestätigung, wenn man dann nach einem halben Jahr oder nach einem Jahr mit dem Kunden spricht und sagt, „Wir wissen gar nicht, wie wir das früher geschafft haben“.

Johanna: Also, eine digitale Ablage mit Analog-Feeling sozusagen, durch Plastikkörbchen und Stempel, aber eben so viel cleverer. Unter anderem mit automatischer Verschlagwortung, und das hat den Effekt, dass, wenn eine Abteilung mal den Anfang gemacht hat, viele andere folgen.

Max: Sehr häufig folgt dann sofort der Vertrieb, die Logistik, die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, das Quality Management, die Arbeitsvorbereitung, die Vertragsabteilung, und sogar die Produktion. Also ja, es ist schon so, wenn die Firmen und die Anwender dann die Vorteile sehen, dass es dann auch innerhalb der Firma ausweitet.

Johanna: Und weil es in dieser Episode auch um den Status Quo der Digitalisierung in Deutschland geht, habe ich Max noch gefragt, wo er denkt, dass deutsche Unternehmen stehen.

Max: Also, gerade viele unserer Kunden sind schon ganz schön weit in der Digitalisierung. Aber wir sehen auch, gerade im Mittelstand gibt es noch sehr viele Firmen, die damit noch nicht begonnen haben. Und die Cloud ermöglicht einen sehr schnellen Einstieg mit einem sehr übersichtlichen Risiko und geringem Investitionsvolumen. Auf der anderen Seite muss man aber auch sagen, viele Unternehmen sind heute schon sehr gut organisiert, aber ich glaube auch jetzt mit der Pandemie sehen viele, „Naja, es reicht nicht, wenn wir im Büro gut organisiert sind, sondern plötzlich arbeiten unsere Mitarbeiter auch von zuhause, oder von unterwegs“. Im Augenblick haben wir Rückenwind durch die Pandemie, aber auch Gegenwind durch die Pandemie, und es hält sie gerade noch so irgendwie die Waage, aber der Gegenwind, der wird weggehen. Die Leute werden wieder arbeiten, die Cashflow-Probleme werden weggehen, die Geschäfte ziehen wieder an, und dann werden wir aber nur noch den Rückenwind der Pandemie spüren und der wird anhalten.

Johanna: Ich finde das ist ein ganz passendes Bild, Rückenwind, Gegenwind, und auch eine wirklich Mut machende, zuversichtliche Einschätzung.

Sydney: Ja, und weil Max ja auch sagt, wenn eine Abteilung erstmal den Anfang gemacht hat, ziehen die anderen schnell nach. Da sind wir ja auch wieder bei dem Punkt aus Episode eins. Also, wenn eine Technologie erstmal ihren Durchbruch geschafft hat, dann geht die Weiterentwicklung wirklich rasend schnell, oder eben in diesem Fall, wenn ein Unternehmen erstmal gesehen hat, was moderne Technologien für sein Geschäft bewirken können, dann liegen die nächsten Schritte ja wirklich auf der Hand.

Johanna: Ja, ich habe aber auch den Eindruck, dass die Herangehensweise eine wichtige Rolle spielt. Also, wie kommen Lösungen zum Endkunden? In den letzten Jahren ist ja immer deutlicher geworden, vieles geht nur gemeinsam und einerseits müssen sich Unternehmen mit Technologien auseinandersetzen, andererseits wollen viele Kunden sich aber vor allem um ihr Geschäft kümmern, und nicht um die IT. Und hier können Microsoft Partner aus dem Partnernetzwerk helfen, und je nach Projekt holen die sogar andere Partner an Bord, um ihren Kunden eine Lösung zu bieten, die sie wirklich weiterbringt, was spannend ist, wo Partner im Netzwerk zu gewissen Teilen auch Wettbewerber sind.

Sydney: Ja, Coopetition ist ja eins der Buzz Words in diesem Zusammenhang. Dabei geht es um Gemeinschaftsprojekte, eben unternehmens- und branchenübergreifend, und eben auch durchaus zwischen Parteien, die eigentlich in Konkurrenz zueinander stehen.

Johanna: Wie Microsoft das strategisch für sich nutzt, was das für unsere Arbeitskultur bedeutet, und wie auch das Partnernetzwerk davon profitiert, damit beschäftigen wir uns in der nächsten Episode. Mit dabei sein wird unter anderem Marianne Janik, die Deutschland-Chefin von Microsoft. Und da hören wir jetzt schon mal kurz rein.

Marianne: Richtig genutzt kann die Zusammenarbeit von Wettbewerbern zu erheblichen Effizienz- und Kosteneinsparungen kommen, Angebotsverbesserungen hervorrufen. Aber vor allem, was wir alle brauchen, Innovation nach vorne bringen. Aktuelles Beispiel BioNTech, Pfizer, wo wir am Ende sehen, wie gut Unternehmen kooperieren können. Ich denke das ist die Zukunft und das hat auch die Pandemie kulturell sozusagen auch ermöglicht.

Johanna: Ich finde das klingt schon durch, dass wir uns das Thema Zusammenarbeit auch von Wettbewerbern nochmal genauer anschauen sollten, und das werden wir in der nächsten Episode des #reingehört Special zu Microsoft Inspire auch tun.

Sydney: Ja, ganz genau, da freue ich mich schon sehr darauf. Aber jetzt erstmal durchatmen.

Johanna: Und Rechner runterfahren.

Sydney: Bis zum nächsten Mal.

Sydney: [Windows-Shutdown-Sound]